Ga naar de inhoud
Let op: Om de gebruikerservaring op deze site te verbeteren gebruiken we cookies.

Hoe de e-mailplaag indijken

Hoe de e-mailplaag indijken

Vrijdag 30 november is ‘e-mailloze vrijdag’, een dag bedoeld om bedrijven zich te laten bezinnen over de dagelijkse (interne) e-mailplaag.

Misschien motiveert het al om te weten dat ondeskundig e-mailgebruik tot 3.000 euro per jaar per werknemer kan kosten. Volgens HR-dienstverlener SD Worx zijn er een aantal gemakkelijke alternatieven om de toevloed aan e-mails te beperken.

Digitalisering


SD Worx ziet op HR-vlak meerdere digitale oplossingen, vaak gebaseerd op cloudtoepassingen, tegen de e-mailplaag. Dit zijn volgens Cathy Geerts, HR director van SD Worx, zaken die een goed gedigitaliseerd HR-departement uit het mailverkeer kan weghalen :

  • de registratie van aan- en afwezigheden;
  • een eenvoudige adreswijziging of wijziging van bankrekeningnummer;
  • het indienen van onkostenvergoedingen;
  • het monitoren van workflows;
  • rapporteringen;
  • en niet te vergeten: mensen rechtstreeks aanspreken (eventueel via de telefoon) is vaak de efficiëntste manier om dingen gedaan te krijgen.

De overheid vraagt werkgevers om ‘digitaal deconnecteren’ aan te moedigen, maar het recht op deconnecteren vastleggen in strakke regels is moeilijk. Dan is het beter om in teams afspraken te maken.

E-mailetiquette: 5 do’s en 5 don’ts


SD Worx geeft nog enkele do’s en don’ts mee om interne e-mailstromen te verbeteren en te beperken:

DO’s:

  • Stuur geen e-mails indien je een urgente vraag hebt; gebruik dan liever directe communicatiemiddelen, zoals telefoon, of ga langs bij je collega.
  • Gebruik e-mail enkel om belangrijke en gedetailleerde informatie of data te delen (al dan niet in bijlage).
  • Stuur e-mails om tijdig consistente informatie te geven aan een groep ontvangers of hen een korte statusupdate te geven.
  • Mail altijd met een precieze en beknopte onderwerpregel. Vermijd vage titels zoals ‘artikel’ of ‘belangrijk’.
  • Beantwoord niet steeds ‘allen’. Als je een e-mail ontvangt met verschillende mensen in cc, denk dan eerst na of het antwoord relevant is voor iedereen.

DON’Ts:

  • Vermijd e-mails om complexe, gedetailleerde of lange informatie of instructies te geven.
  • Stuur best geen slecht, negatief nieuws of nieuws dat veel (emotionele) nuance vraagt.
  • Stuur e-mailconversaties niet door naar derden, zonder samen te vatten wat er besproken is. Dit bespaart de ontvanger veel tijd.
  • Als je geen antwoord krijgt op eerdere e-mail(s), stuur dan niet eindeloos reminders via e-mail.
  • Stuur geen e-mail met vragen of info over meerdere, uiteenlopende zaken. Kies dan eerder voor meerdere e-mails, met telkens één duidelijk onderwerp.